Confronta e Combina sono due funzionalità molto utili di microsoft Word ma raramente utilizzate dalla maggior parte di noi a causa della nostra inconsapevolezza di queste funzionalità. Queste funzionalità ci consentono di confrontare due documenti e trovare la differenza tra loro. Quindi prima vediamo alcune situazioni nel nostro lavoro quotidiano in cui troviamo il loro utilizzo.
In alcuni casi potremmo avere versioni differenti dello stesso documento. Potrebbe essere necessario confrontare queste diverse versioni per vedere le modifiche tra di loro. Oppure potremmo aver bisogno di combinarli per generare una copia finale del documento. Utilizzando la funzione di confronto possiamo esaminare le modifiche apportate ad ogni riga anche includendo una modifica nello spazio bianco. Anche un’altra applicazione di queste funzionalità viene fornita nella preparazione del nostro curriculum. Di solito possiamo avere più di una copia del curriculum preparata per vari scopi o modificata nel tempo. A volte, se si desidera confrontare o combinare due copie qualsiasi per creare un curriculum aggiornato, la funzione di confronto e combinazione può essere di grande utilità.

A prima vista può sembrare che queste due caratteristiche siano le stesse. Ma hanno funzionalità diverse. La funzione di combinazione in realtà ci consente di trovare chi ha apportato le modifiche in un documento oltre a contrassegnare le modifiche. Ma la funzione di confronto confronta solo le differenze di contenuto tra due documenti.

Vediamo ora come possiamo utilizzare queste funzionalità.

Confronto di documenti in Word

1.Apri Word e puoi trovare il file Confrontare opzione nella scheda di revisione. Clicca su Confrontare.

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2.Ora dal menu selezionare Confrontare opzione per confrontare due documenti qualsiasi.

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3.Ora apparirà la finestra di dialogo di confronto dei documenti. Dobbiamo selezionare i due documenti da confrontare. Seleziona un documento originale e un documento revisionato. Sotto le impostazioni di confronto abbiamo diverse opzioni che possono essere verificate in base alle nostre preferenze. Le modifiche possono essere confrontate a livello di parola o di carattere. È meglio scegliere l’opzione di mostrare le modifiche in un nuovo documento per evitare di fare confusione con i documenti originali.

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4. Facendo clic su OK, otterremo un nuovo documento con le differenze contrassegnate. Nella barra laterale possiamo vedere il numero di inserimenti, eliminazioni, spostamenti e modifiche di formattazione. Ogni modifica sarà contrassegnata e spiegata bene. Nel nuovo documento il testo barrato viene eliminato, il testo sottolineato in rosso viene aggiunto e il testo verde viene spostato.

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5. Per impostazione predefinita avremo la copia originale del documento selezionata e visualizzata nel pannello di destra. Possiamo scorrere verso il basso il documento originale nel pannello di destra e il nuovo documento con le modifiche contrassegnate scorrerà di conseguenza. Ma abbiamo un’altra opzione per nascondere il documento originale. Possiamo selezionare questa opzione dalla scheda di revisione. Vai all’opzione Confronta nella scheda di revisione -> Mostra documenti di origine-> seleziona l’opzione Nascondi documento di origine.

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6.Ora nella scheda Tracciamento seleziona l’opzione Palloncini e fai clic su Mostra revisioni nei fumetti.

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Ora nel pannello di destra possiamo vedere le revisioni nel documento contrassegnate in dettaglio nel modulo di notifica del fumetto. Ciò fornisce una revisione più semplice delle modifiche nei documenti.

7.Se vuoi avere una copia finale del documento dall’originale e dalle copie revisionate, puoi farlo facilmente modificando il nuovo documento con tutte le modifiche contrassegnate. In qualsiasi modifica, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riga e scegli se accettare o rifiutare la modifica. Così possiamo aggiungere le modifiche che vogliamo e scartare le modifiche non necessarie per creare una copia finale del documento.

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Combinazione di documenti in Word

La funzione Combina funziona in modo simile al confronto. Abbiamo già visto la differenza nelle loro funzioni. Combina può essere utilizzato per unire due versioni di un documento per creare una copia finale del documento. Quando usiamo Combina per generare un nuovo documento, tutte le modifiche nel documento revisionato diventano modifiche rilevate identificate dagli autori che hanno apportato le modifiche.

Vediamo ora come utilizzare la funzione combina:

1. Nella scheda Revisione selezionare l’opzione Confronta e fare clic su Combina.

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2. Nella finestra di dialogo Combina selezionare la copia originale e quella rivista dei documenti da combinare. Regola le impostazioni in base alle tue preferenze e fai clic su OK.

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Dopodiché otterrai lo stesso layout di prima nell’opzione di confronto. È possibile visualizzare le modifiche, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere se accettare o rifiutare la modifica. In questo modo è possibile generare il nuovo documento revisionato.

Spero che tu abbia un’idea chiara delle funzionalità di confronto e combinazione. Utilizza queste utili funzioni per semplificare i tuoi lavori e risparmiare tempo.